Checkliste

Tipps für Ihre Tagung

Die folgenden Tipps sollten Ihnen dabei helfen, dass Ihre nächste Tagung erfolgreich, effizient und angenehm wird.

Vor der Tagung

• Definieren Sie den Zweck dieser Tagung
• Budgetierung
• Besuch vor Ort
• Reisearrangements
• Reservierung und Anmeldung
• Redner
• Audiovisuelle Ausstattung
• Food & Beverage-Arrangements
• Zahlungsverfahren
• Entwickeln Sie eine Tagesordnung in Kooperation mit den wichtigsten Teilnehmern
• Verbreiten Sie die Tagesordnung und übermitteln Sie Hintergrundmaterial, längere Dokumente oder Artikel vor der Tagung, damit die Teilnehmer vorbereitet und auf dem neuesten Stand sind
• Wählen Sie die geeignete Tagungszeit. Setzen Sie ein Limit und halten Sie sich daran, wenn möglich. Danken Sie daran, dass Teilnehmer andere Verpflichtungen haben. Sie werden eher an Ihren Tagungen teilnehmen, wenn diese produktiv, vorhersehbar und möglichst kurz sind
• Arrangieren Sie wenn möglich den Tagungsraum so, dass Teilnehmer einander gegenübersitzen, d.h. in einem Kreis oder Halbkreis. Für große Gruppen eignen sich Reihen in U-Form
• Sitzungsräume
• Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel zur Erweckung von Interesse (z.B. Poster, Diagramme, usw.). Stellen Sie eine große Tagesordnung für die Teilnehmer auf
• Soziale Aktivitäten

Während der Tagung

• Begrüßen Sie die Teilnehmer und sorgen Sie dafür, dass sie sich willkommen fühlen, auch spätere Teilnehmer
• Servieren Sie möglichst leichte Erfrischungen. Sie brechen das Eis und sorgen dafür, dass sich Ihre Teilnehmer wohl fühlen
• Beginnen Sie rechtzeitig. Enden Sie rechtzeitig
• Überprüfen Sie die Tagesordnung und setzen Sie Prioritäten für die Tagung
• Halten Sie sich an die Tagesordnung