Check-list

Quelques conseils pour des séminaires efficaces

Cette check-list vous aidera à assurer la réussite de votre prochain séminaire. Ainsi guidés dans l’organisation, vous n’aurez que le plaisir de l’accueil, et du succès.

Avant le séminaire

• Définissez l’objectif du séminaire
• Fixez le budget
• Faites un repérage du site
• Organisez le voyage
• Effectuez réservations et enregistrement
• Choisissez les intervenants
• Réservez le matériel audiovisuel
• Organisez les repas et les boissons
• Prévoyez la procédure de règlement
• Rédigez l’ordre du jour en collaboration avec les principaux intervenants
• Diffusez l’ordre du jour et la documentation dont les participants prendront connaissance en préparation du séminaire et qui permettra leur implication et leur information
• Choisissez des dates appropriées. Établissez une date de fin et respectez-la, si possible. N’oubliez pas que les participants ont d’autres engagements : ils seront bien plus motivés si l’ordre du jour est suivi, le séminaire productif et le plus court possible
• Si possible, agencez vos salles de réunion de sorte à ce que tous les participants puissent se regarder en face : en cercle ou en demi-cercle. Pour les grands groupes, essayez les configurations en U
• Avez-vous besoin de salons ?
• Ayez recours aux supports visuels afin de susciter l’intérêt : affiches, diagrammes… Affichez une version agrandie de l’agenda, visible de tous les participants
• Prévoyez des sorties.

Pendant le séminaire

• Accueillez personnellement chaque participant et assurez-vous qu’il se sente le bienvenu, même – si possible – les retardataires
• Pour le confort des participants, servez éventuellement une collation légère à leur arrivée : c’est une méthode efficace pour briser la glace et ils se sentiront privilégiés
• Commencez et terminez à l’heure
• Parcourez l’ordre du jour et établissez les priorités pour le séminaire
• Respectez l’ordre du jour