Checklist

Plan uw meeting van A tot Z!

Onze checklist is een hulpmiddel voor het efficiënt plannen van een geslaagde meeting. Eens uw organisatie op wieltjes loopt, hoeft u zich enkel nog te ontfermen over de verwelkoming van de deelnemers. U zal des temeer kunnen genieten van het succes nadien!

Vóór de meeting

• Bepaal het doel van de bijeenkomst
• Leg het budget vast
• Ga op inspectiebezoek op de plaats van de meeting
• Organiseer het vervoer en transport
• Hou de reserveringen en registratie van de deelnemers bij
• Bepaal en contacteer tijdig de sprekers
• Voorzie voldoende audiovisuele apparatuur
• Organiseer de maaltijd-/drankenformules
• Bepaal de betalingsregeling
• Stel de agenda samen na overleg met de belangrijkste deelnemers
• Informeer tijdig alle deelnemers over de agenda en het verloop van de meeting zodat iedereen zich voldoende kan voorbereiden.
• Wees allert in het vastleggen van data en uren en houdt u aan de timing. Veel deelnemers hebben ook andere verplichtingen. Het succes van een geslaagde meeting met talrijke opkomst is wanneer uw bijeenkomsten productief, duidelijk en efficiënt zijn.
• Opteer voor een cirkelvormige (kleine groepen) of U-vormige (grote groepen) zaalopstelling zodat er oogcontact is tussen de deelnemers
• Reserveer indien nodig extra zalen
• Gebruik visuele hulpmiddelen om de aandacht te trekken (bijvoorbeeld posters ophangen, schema's tekenen op flipchart, grafieken projecteren enz...).
• Plaats vooraan een bord met de agendapunten (duidelijk zichtbaar!)  zodat de deelnemers het verloop van de meeting steeds kunnen volgen
• Plan eventuele randactiviteiten (ontspanning in of buiten het hotel)

Tijdens de meeting

• Verwelkom persoonlijk de deelnemers alsook eventuele laatkomers
• Zorg voor koffie, fruitsap of frisdrank bij aankomst: dit breekt het ijs en bevordert het onderling contact tussen de deelnemers
• Start en eindig op tijd!
• Overloop de agenda en bepaal de prioriteiten
• Wijk niet af van de agenda