Vergaderzaal huren? Checklist!
Heeft u bij Hotel Navarra een vergaderruimte gehuurd? Dan helpen we u graag met de organisatie van uw vergadering of meeting! Bij Hotel Navarra staat onze Meeting Butler klaar om u van begin tot einde bij te staan. We geven u toch ook even een overzicht mee voor een efficiënte planning van een geslaagde meeting, opleiding of vergadering die u op een externe vergaderlocatie laat doorgaan.
Uw conferentie organiseren in onze vergaderzaal
Ligt het doel, het budget en het programma voor uw vergadering min of meer vast? Ga dan op zoek naar een geschikte vergaderzaal. Of u nu bij Hotel Navarra een vergaderruimte huren wilt of elders, let altijd eerst op:
- de ligging en bereikbaarheid van de vergaderzaal,
- de vergaderfaciliteiten
- en de mogelijke eet- en drankformules.
Bij Hotel Navarra in hartje Brugge kan u alvast een prachtige vergaderzaal huren, uitgerust met alle nodige
moderne vergaderfaciliteiten. Neem een kijkje in ons
fotoalbum en kom eens op bezoek in ons hotel zodat we u een persoonlijke rondleiding kunnen geven.
De inrichting van de vergaderzaal
Zodra u heeft besloten in welke vergaderzaal u graag uw conferentie organiseren wilt, bespreekt u met onze meeting deskundige:
• de opstelling van de stoelen en tafels,
• het verloop van de vergadering
• en welke vergaderfaciliteiten zeker aanwezig moeten zijn.
Onze Meeting Butler staat u hierin uitstekend bij wanneer u een vergaderarrangement heeft geboekt bij Hotel Navarra!
Vergeet uw gasten niet!
U bent zo in de weer om een mooie, inspirerende vergaderlocatie te vinden, om ervoor te zorgen dat de vergaderzaal is uitgerust met de juiste vergaderfaciliteiten, om… Maar vergeet uw gasten niet in het hele verhaal.
- Houd de reserveringen voor de meeting goed bij.
- Organiseer bijvoorbeeld ook het vervoer.
- Plan enkele randactiviteiten, als pauze of ontspanning na afloop van de vergadering.
- Gaat u een vergaderzaal huren voor een hele dag? Denk dan ook aan een lekkere lunch! We informeren u bij Hotel Navarra graag over onze diverse eet- en drankformules.
Net voordat de meeting start
De meeting gaat bijna beginnen, zet de laatste puntjes op de i!
- Is de vergaderzaal vlot te vinden? Plaats eventueel enkele signalisatiebordjes en wat info over de vergadering.
- Zorg in de vergaderzaal zelf ook voor de nodige informatie door een infobord te plaatsen met de agendapunten op.
Heeft u een vergaderarrangement gereserveerd bij Hotel Navarra, dan staan we met ons hele team klaar om meer inlichtingen aan uw gasten te geven over waar en wanneer de vergadering zal plaatsvinden.
Aankomst in de vergaderzaal
De deelnemers aan uw vergadering, meeting of opleiding zijn net aangekomen in de vergaderruimte. Denk er dan aan om:
- uw tijd te nemen om uw gasten persoonlijk te verwelkomen.
- enkele drankjes te laten klaarzetten in de vergaderzaal. Het is een detail, maar het zal ervoor zorgen dat het eerste contact tussen de deelnemers vlotter zal verlopen. Bij Hotel Navarra kan u uit verschillende drankenformules kiezen, waarna onze Meeting Butler ervoor zorgt dat alle drankjes op tijd klaar staan. Geen zorgen voor u dus!
- het programma van de vergadering of meeting kort te overlopen.
De meeting zit erop
Is alles naar wens verlopen? Sluit uw vergadering dan op een geschikte manier af.
- Deel een evaluatieformulier uit aan de deelnemers. Vragen en antwoorden over de vergaderlocatie, de vergaderzaal, de vergaderfaciliteiten, het verloop van de meeting, enzovoort kunnen erg handig zijn voor de volgende keer dat u een conferentie organiseren wilt.
- Voorzie na de vergadering ook nog wat tijd om na te praten of te ontspannen. Bij Hotel Navarra beschikken we bijvoorbeeld over enkele heerlijke wellness faciliteiten waar u en uw gasten gratis gebruik van mogen maken wanneer u komt vergaderen en overnachten in het hotel. Bovendien ligt het historische centrum van Brugge slechts op een steenworp van ons hotel. Een bezoekje aan de stad doet evenzeer deugd!
